برنامه ریزی
برنامه‌ریزی، فرایند تفکر در رابطه با فعالیت‌های لازم برای رسیدن به هدف مطلوب است. برنامه‌ریزی اولین و مهم‌ترین فعالیت لازم برای دستیابی به نتایج مطلوب است. بسته به فعالیت‌ها، هر برنامه می‌تواند که بلندمدت، میان‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد. برای مدیرانی که در جستجوی حمایت‌های بیرونی هستند، برنامه‌ریزی، مهم‌ترین و کلیدی‌ترین و آسان‌ترین سند برای رشد است. برنامه‌ریزی می‌تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت‌های پنهان بازی کند. برنامه‌ریزی به پیش‌بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می‌کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که می‌خواهیم برویم. برنامه‌ریزی به آینده می‌نگرد.
تعریف برنامه ریزی
برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعاریف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است:
-
- تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
-
- تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
-
- تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
-
- طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
-
- فرایند تفکر قبل از عمل
برنامه‌ریزی، نوعی پدیده عینی اجتماعی است و خصوصیت‌های ویژه خود را دارد در عین حال، یک رویداد منحصربه‌فرد نیست که دارای یک ابتدا و انتهای مشخص باشد؛ بلکه یک فرایند مستمر و دائمی و منعکس‌کننده تغییرات است. در صدد رسیدن به اهداف است. “برنامه ریزی برای رسیدن به رشد شخصی و توسعه فردی ضروری است”
در سازمان‌های پیچیده امروزی، بدون برنامه‌ریزی‌های دقیق، امکان ادامه حیات نیست و برنامه‌ریزی، مستلزم آگاهی از فرصت‌ها و شناسایی تهدیدهای آتی و پیش‌بینی شیوه مواجهه با آنها است.
برنامه‌ریزی به عنوان یک موضوع برای مطالعه، یکی از چند رشته‌ای‌ترین موارد است: از عمل و نظریه می‌گذرد و به گستردگی علوم اجتماعی و دیگر تأثیرات آن می‌پردازد. تاکنون نمایندگان بسیاری از علوم اجتماعی و طبیعی به طریقی درگیر برنامه‌ریزی شده‌اند. جغرافیا یکی از اصلی‌ترین این موارد است.
واژه برنامه‌ریزی
نگاهی به واژه‌نامه‌های عمومی و تخصصی، کافی است تا تعاریفی از این دسته، را پیش روی ما قرار دهد. اغلب واژه‌نامه‌های عمومی برنامه‌ریزی را کار یا فعالیت برنامه‌ریز؛ شکل‌گیری برنامه ها؛ ساخت یا ترسیم یک طرح یا نمودار؛ کشیدن طرح، طراحی، تدبیر کردن دانسته‌اند واژه‌نامه‌های تخصصی نیز آن را، شیوه و فرایند سیستماتیک و گام به گامی دانسته‌اند که به تعریف، ایجاد و ترسیم فعالیت‌های ممکنی می‌پردازد که با نیازها، علایق و مشکلات موجود یا آینده مطابقت داشته باشند.
اهداف برنامه‌ریزی
-
- پیش‌بینی آینده: برنامه آینده‌نگر
-
- برنامه ساختن وشکل دادن به آینده: برنامه آینده‌ساز
-
- برنامه برای انتخاب یک شکل خاص برای آینده: آینده‌گزین.
متخصصین، برنامه‌ریزی را با توجه به حوزهٔ فعالیت خود تعریف نموده‌اند. این واژه، در زمینه علوم و فنون بیشتر با واژه طراحی (designing) عجین شده. هر چند که: این برداشت تقلیل‌گرایانه و البته این واژه در متون مدیریتی جایگاهی ندارد.
مزایای برنامه‌ریزی
-
- افزایش احتمال تحقق اهداف سازمان
-
- ایجاد فرصتِ اجرای منظم تصمیم‌ها
-
- صرفه اقتصادی
-
- انطباق با شرایط متغیر محیطی
-
- استفاده صحیح از منابع
-
- فراهم شدن ابزارهای کنترل
-
- امکان سنجش میزان پیشرفت
-
- آگاهی کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود
-
- تقویت کار گروهی
-
- رسیدن به اهداف شخصی
- توسعه شخصی و رشد شخصی(توسعه فردی)
چالش‌های برنامه‌ریزی
چالش‌های عمدهٔ برنامه‌ریزی از دید برخی منتقدان این امر عبارتند از:
-
- حوادث غیرمنتظره‌ای که می‌تواند تمام پیش‌بینی‌ها را نقش بر آب کند!
- عوض شدن فکر
- تغییر رویه‌هایی که ممکن است مقاومت ایجاد نماید.
-
- صرف هزینه و وقت.
- محدودیت‌های کوتاه مدت و مقطعی.
تصمیم‌گیری
واژه تصمیم در لغت به معنای عزم و اراده به انجام کاری است و از دید علم مدیریت، به معنای انتخاب یک راه از راه‌های مختلف و در حقیقت، انتخاب بهترین راه برای نیل به اهداف است. تصمیم‌گیری، بیش از آنکه کاری ساده باشد، فرایندی مرحله دار است.
گونه‌شناسی تصمیم‌گیری
گونه‌های مختلفی از تصمیم‌گیری را از دیدگاه‌های مختلف می‌توان شناسایی نمود. برخی از این گو نه‌ها عبارتند از:
-
- تصمیم‌گیری به اعتبار برنامه (برنامه‌ریزی شده و برنامه‌ریزی نشده)
-
- تصمیم‌گیری به اعتبار میزان اطلاعات
-
- تصمیم‌گیری به اعتبار تصمیم گیرنده (فردی و گروهی)
-
- تصمیم‌گیری به اعتبار درجه استقلال
-
- تصمیم‌گیری به اعتبار میزان ساختار یافتگی
مراحل تصمیم‌گیری
برآیند نسبتاً کلی از مراحلی که برای فرایند تصمیم‌گیری در متون مختلف طرح شده‌است را می‌توان در موارد زیر خلاصه نمود:
-
- اطمینان از وجود نیاز به تصمیم
-
- تعیین معیارهای تصمیم‌گیری
-
- تشخیص میزان اهمیت معیارها
-
- کشف راه حل‌ها
-
- ارزیابی راه حل‌ها
-
- انتخاب بهترین راه حل
برنامه ریزی برای رشد شخصی و توسعه فردی و توسعه شخصی
