برنامه ریزی
برنامه ریزی، فرایند تفکر در رابطه با فعالیتهای لازم برای رسیدن به هدف مطلوب است. برنامهریزی اولین و مهمترین فعالیت لازم برای دستیابی به نتایج مطلوب است. هر برنامه بلندمدت، میانمدت و یا کوتاهمدت می باشد. برای مدیرانی که در جستجوی حمایتهای بیرونی هستند، برنامهریزی، مهمترین و کلیدیترین و آسانترین سند برای رشد است. برنامهریزی میتواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصتهای پنهان بازی کند. برنامهریزی کمک می کند تا آینده را پیش بینی و آن را بسازیم. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که میخواهیم برویم. برنامهریزی به آینده مینگرد.
تعریف برنامه ریزی
برنامهریزی یا طرحریزی planing یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامهریزی تعاریف متعددی ارائه کردهاند که برخی از آنها از این قرار است:
- فرایند تعیین هدف، پیش بینی و ساختن راه وصول به آن می باشد.
- تصمیمگیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
- تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
- طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوهای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.
- فرایند تفکر قبل از عمل
- برنامهریزی planning، فرایند تفکر در رابطه با فعالیتهای لازم برای رسیدن به هدف مطلوب است
برنامهریزی، نوعی پدیده عینی اجتماعی است و خصوصیتهای ویژه خود را دارد در عین حال، یک رویداد منحصربهفرد نیست که دارای یک ابتدا و انتهای مشخص باشد. طرح ریزی یک فرایند مستمر، دائمی و منعکسکننده تغییرات و راه رسیدن به اهداف است. رسیدن به اهداف بلند مدت و میان مدت، مستلزم برنامه ریزی است. امکان ادامه حیات در سازمانهای پیچیده امروزی، بدون برنامهریزیهای دقیق، وجود ندارد. برنامهریزی، مستلزم آگاهی از فرصتها و تهدیدهای آتی و پیشبینی شیوه مواجهه با آنها است.
مهارت برنامه ریزی
مهارت برنامه ریزی هم مثل هر مهارت دیگری نیاز به آموزش دارد. نه فقط تکنیک های طرح ریزی، بلکه نیاز به آن، نقش آن در زندگی، هدف و فلسفه و ضرورت آن. ما در این زمینه آموزش ندیده ایم و چیزی که به خوبی آن را نشناسیم و نفهمیم و نیاز به آن در بخشی از ذهن ما تثبیت نشده باشد، دوست داشتنی نخواهد بود.
اگر برنامه ریزی را به خوبی نشناسیم و به کار نگیریم، عملاً به یک فشار بیرونی تبدیل میشود که میخواهد جایگزین انگیزه درونی شود. چیزی که میدانیم عملاً امکان پذیر نیست.
خیلی وقتها، هزینههای برنامه ریزی را نمیشناسیم. هزینههای مشهود و نامشهود را. به همین دلیل در طرح ریزی اشتباه میکنیم و یا برنامه ریزیهایمان، نتیجهی دلخواه را ایجاد نمیکنند.
اگر با اصل #برنامه ریزی مشکلی ندارید و مسئلهی جدی شما تعهد نداشتن به برنامههاست، بهتر است در کنار برنامه ریزی و planning برای نظم شخصی (Self-discipline) نیز وقت بذارید.
بحث اصلی در نظم شخصی و نظم درونی، اصول و تکنیکها و نکاتی است که به ما کمک میکنند نسبت به حرفها و قرارها و برنامههای خود متعهد باشیم.
مزایای برنامهریزی و طرحریزی
- افزایش احتمال تحقق اهداف فرد و سازمان
- ایجاد فرصتِ اجرای منظم تصمیمها
- صرفه اقتصادی
- انطباق با شرایط متغیر محیطی
- استفاده صحیح از منابع
- فراهم شدن ابزارهای کنترل
- امکان سنجش میزان پیشرفت
- آگاهی کارکنان از اهداف سازمان و نقش خود
- تقویت کار گروهی
- استفاده بهینه از زمان و وقت
- افزایش اعتماد به نفس
یکی از راه های استفاده بهینه از زمان و مدیریت زمان استفاده از تکنیک های مدیریت زمان می باشد. این تکنیک ها باعث می شود تا با برنامه پیش بریم و وقت کم نیاریم. همچنین استفاده از چرخه a PLAN-DO-CHEK-ACT (PDCA) جهت موفقیت در رسیدن به اهداف می باشد.
بهترین روش برنامهریزی روزانه:
۱. همه چیز را یادداشت کنید …
۲. اولویتبندی کنید …
پیشنهاد مطالعه: ماتریس آیزنهاور روش سریع و مؤثر برای اولویت بندی کنید
۳. به دفعات انجام هر کار دقت کنید …
۴. کارهای مشابه را دسته بندی کنید …
۵. به هیچ وجه چند کار را به طور همزمان انجام ندهید …
۶. زمانهایی برای تفریح و استراحت در نظر بگیرید
طرح و پلن خود را بنویسید تا بتوانید طبق آن جلو بروید. زمانی که برنامه مشخص شد، میتوانید طبق آن جلو بروید. بهترین ابزار را انتخاب کنید و هر زمان که خواستید نگاهی به آن بیاندازید تا از کارهای بعدی خود مطلع شوید.برنامهها و اپلیکیشنهای زیادی هستند که با کمک آن میتوانید برنامه روزانه را ثبت کنید. این برنامهها امکانات مختلفی مثل پیامهای یادآوری نیز دارند.
برای پلن های میان مدت می توانید از جدول برنامهریزی ماهانه در این سایت استفاده نمائید. همچنین برای پبن های کوتاه مدت از جدول برنامهریزی هفتگی و روزانه کمک بگیرید.
#برنامه_ریزی یعنی پیش بینی آینده و ساختن آینده با تصمیم و اراده خودتان
